Procedura whistleblowing della società Brandnamic srl

Scopo e ambito di applicazione
Definizioni e abbrevazioni
Oggetto della segnalazione
La procedura di segnalazione e i canali disponibili
1. Canali interni
  A) Piattaforma online
  B) Notifica scritta da inviare in busta chiusa
  C) Notifica tramite incontro personale
2. Canali esterni
3. Divulgazione
4. Denuncia
5. Verifica della segnalazione
Protezione e responsabilità del segnalante
Trattamento dei dati personale

1. Scopo e ambito di applicazione

Il presente documento descrive la procedura relativa al whistleblowing adottata dalla società Brandnamic s.r.l. (anche Brandnamic o Società) al fine di ottemperare ad una corretta applicazione della normativa vigente. In particolare, la seguente procedura descrive i requisiti per le segnalazioni interne ed esterne e i canali di comunicazione disponibili.

Per la trasmissione di segnalazioni di comportamenti illeciti devono essere previsti canali di comunicazione che consentano il trattamento riservato delle informazioni sull'identità del segnalante. Le segnalazioni di comportamenti illeciti devono essere sempre circostanziate e basate su fatti specifici e concordanti. In particolare, deve essere impedita qualsiasi forma di ritorsione nei confronti dei segnalanti nell'ambito del rapporto di lavoro.

Con il Decreto Legislativo n. 24/2023, l'ambito soggettivo di applicazione è stato ampliato rispetto alle precedenti disposizioni in materia. Ai sensi delle suddette disposizioni di legge, possono rendere dichiarazioni protette i seguenti soggetti:

dipendenti delle amministrazioni pubbliche;
i dipendenti dei concessionari di pubblico servizio;
i lavoratori subordinati di soggetti del settore privato;
lavoratori autonomi;
i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
liberi professionisti e i consulenti;
volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
i facilitatori;
i lavoratori o i collaboratori durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se e informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso;
le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante
i colleghi di lavoro della persona segnalante;
gli enti di proprietà della persona segnalante;
le persone che sono legate con la persona segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado.

Per un elenco completo, si rimanda alla D.lgs. 24/2023.

Le fonti normative di riferimento e Linee Guida sono:

Legge 30 novembre 2017, n. 179 "Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato".
D.G.V. n. 24 del 10 marzo 2023 "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e che stabilisce norme per la tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale".
Regolamento Europeo 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR) – Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali, nonché del D.lgs. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali, armonizzato dal D.lgs. 101/2018;
Linee Guida ANAC n. 311/2023 "Linee guida sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e sulla tutela delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale. Procedure per la trasmissione e il trattamento delle segnalazioni esterne".

2. Definizioni e abbreviazioni

ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione

Contesto lavorativo: Attività professionali attuali o passate svolte nel contesto di un rapporto di lavoro con l'azienda che consentono a una persona, indipendentemente dalla natura di tali attività, di ottenere informazioni sulle violazioni. In caso di denuncia pubblica o di accuse apertamente, un segnalante nell’ ambiente di lavoro rischierebbe ritorsioni.

Persona coinvolta: La persona fisica o giuridica indicata nella relazione interna o esterna o nella pubblicazione come la persona a cui è attribuita la violazione o l'irregolarità o che è comunque coinvolta nell'irregolarità segnalata o pubblicizzata.

GDPR: Regolamento Europeo 2016/679 (General Data Protection Regulation - GDPR) – Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali.

Destinatario: La persona fisica o giuridica indicata nella relazione interna o esterna o nella pubblicazione come la persona a cui è attribuita la violazione o l'irregolarità o che è comunque coinvolta nell'irregolarità segnalata o pubblicizzata.

Persona segnalante: La persona fisica che presenta una segnalazione circostanziata di comportamento illecito basata su fatti specifici e coerenti.

Canale: Canali di comunicazione attraverso i quali è possibile inoltrare i messaggi.

Segnalazione: La trasmissione scritta o verbale di informazioni sulle violazioni agli organi interni o esterni responsabili.

Gestore delle segnalazioni: La persona responsabile di ricevere, indagare, valutare e finalizzare le segnalazioni.

Processo delle segnalazioni: Il processo formale per la segnalazione alle autorità competenti (attraverso canali interni o esterni) di comportamenti illeciti o che violano le norme aziendali.

Facilitatore: Una persona che supporta un informatore in un contesto lavorativo come parte della procedura di segnalazione e il cui supporto deve essere trattato in modo confidenziale in conformità con la D.lgs. 24/2023.

Riscontro: Trasmissione di informazioni alle parti notificanti sulle misure adottate o previste a seguito della notifica.

Azienda: Brandnamic s.r.l.

Divulgazione pubblica: Pubblicazione di informazioni sui reati sulla stampa, sui media digitali, su Internet o in qualsiasi altro modo che possa raggiungere un gran numero di persone.

3. Oggetto della segnalazione

L'obiettivo della procedura è quello di regolare il processo di ricezione, analisi ed elaborazione delle segnalazioni, indipendentemente da chi le presenta. Tuttavia, i segnalanti devono essere venuti a conoscenza degli eventi o delle situazioni da segnalare a causa del contesto lavorativo.

Non esiste un elenco esaustivo di tutte le possibili violazioni che possono essere segnalate. Tuttavia, le questioni segnalate devono almeno potenzialmente violare l'integrità e l'etica dell'azienda o violare la legge nazionale/europea.

In particolare, si fa riferimento ai seguenti atti e omissioni:

Illeciti penali;
Illeciti civili;
Illeciti amministrativi;
Illeciti contabili;
Irregolarità - elementi concreti (indici sintomatici) tali da far ritenere al segnalante che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste dal decreto – (art. 2, co. 1, lett. b) d.lgs. 24/2023);
Violazioni del diritto dell’UE;
Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea poste in essere in violazione del Codice Etico o di altre disposizioni aziendali;
Atti o comportamenti suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale a Brandnamic;
Atti o comportamenti suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine do Brandnamic;
Atti o comportamenti suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti di Brandnamic, clienti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
Atti o comportamenti pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso Brandnamic.

Le seguenti aree sono escluse dall'ambito delle segnalazioni (cfr. art. 1 D.lgs. 34/2023):

Contestazioni, rivendicazioni o richieste relative a un interesse personale del segnalante;
Segnalazioni di violazioni nel settore della sicurezza nazionale e degli appalti pubblici in relazione alla difesa o alla sicurezza nazionale - a questi settori si applicano disposizioni speciali.

Le informazioni sui reati da segnalare e notificare non devono in alcun caso comprendere:

Informazioni chiaramente infondate;
Informazioni già ampiamente pubblicizzate;
Informazioni ottenute solo sulla base di indiscrezioni o voci inaffidabili.

Per l'elenco completo si rimanda alla D.lgs. 24/2023.

4. La procedura di segnalazione e i canali disponibili

Brandnamic ha incaricato l’associazione professionale Bergs & More (www.bergsmore.com) affinché in conformità alla normativa vigente gestisca le segnalazioni per conto della Società.

Le violazioni della legislazione nazionale devono essere segnalate attraverso i canali interni disponibili. Se i presupposti sono soddisfatti, si possono utilizzare in alternativa i canali esterni. Le violazioni del diritto dell'UE possono essere segnalate tramite canali interni ed esterni, attraverso la divulgazione pubblica e il whistleblowing.

4.1. Canali interni

In conformità alle disposizioni del Decreto Legislativo n. 24/2023, Brandnamic ha predisposto dei canali interni attraverso i quali effettuare le segnalazioni in forma ordinaria o anonima. Ai sensi dell'articolo 5, comma 1, lettera e), del Decreto Legislativo n. 24/2023, si forniscono chiare informazioni sul processo, le procedure e i requisiti per le segnalazioni interne ed esterne.

Al fine di garantire un'adeguata visibilità nei luoghi di lavoro e l'accessibilità alle persone che, pur non trovandosi in questi luoghi, hanno un rapporto giuridico con l'azienda, la presente procedura è pubblicata sul sito web dell'azienda.

Agli utenti di questi canali viene garantito il trattamento confidenziale di qualsiasi informazione relativa alla loro identità o al contenuto della segnalazione. In ogni caso, i segnalanti riceveranno una conferma di ricezione della loro segnalazione entro 7 giorni dall'invio.

Le segnalazioni presentati devono contenere le seguenti informazioni:

dati anagrafici del segnalante (nel caso di una segnalazione ordinaria);
la descrizione chiara e completa dei fatti riportati;
le circostanze temporali e locali in cui il reato è stato commesso;
le informazioni o le circostanze che consentono di identificare la persona o le persone che hanno commesso il reato segnalato;
l'indicazione di eventuali altre persone in possesso di informazioni rilevanti sui fatti segnalati;
l'indicazione e l'allegazione di documenti che confermino l'esattezza dei fatti o delle circostanze riportate;
qualsiasi altra informazione che possa fornire indicazioni utili sull'esistenza e l'accuratezza dei fatti o delle circostanze riportate.

A) Piattaforma online

Le segnalazioni possono essere inviate digitalmente tramite la piattaforma online www.globaleaks.org In questo caso, non è possibile inviare segnalazioni anonime benché venga sempre garantita la riservatezza. La piattaforma inoltra automaticamente la segnalazione al gestore della segnalazione. Le informazioni sull'identità del segnalante vengono memorizzate in forma criptata e sono accessibili solo al gestore della segnalazione. Il segnalante riceve un codice a 16 cifre per accedere alla piattaforma e controllare lo stato di avanzamento dell'elaborazione della segnalazione inviata. Il gestore della segnalazione comunica esclusivamente attraverso la piattaforma e fornisce un riscontro al segnalante entro 3 mesi dalla scadenza del periodo di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione; nel caso di indagini complesse, il periodo è esteso fino a 6 mesi. Il whistleblower sarà inoltre informato dell'esito finale della segnalazione o, in caso di archiviazione, dal gestore della segnalazione.

Il codice emesso è disponibile solo per il notificatore e non può essere ripristinato.

Nel caso della piattaforma online, è anche possibile presentare una segnalazione anonima. I segnalanti anonimi sono equiparati ai segnalanti non anonimi nel caso in cui la loro identità venga resa nota.

B) Notifica scritta da inviare in busta chiusa

I rapporti possono essere inviati in forma cartacea in busta chiusa al gestore delle segnalazioni Bergs & More (www.bergsmore.com). La busta deve recare la dicitura "NON APRIRE - Riservato" ed essere inviata al seguente indirizzo: Bergs & More, Via Museo 31, 39100 Bolzano (BZ). Il segnalante deve allegare i dati di contatto per ricevere un riscontro e ulteriori informazioni.

Il gestore della segnalazione carica sulla piattaforma il contenuto della segnalazione ricevuta. Se il segnalante ha fornito un indirizzo e-mail o il numero di un dispositivo mobile nella notifica, riceverà un codice univoco di 16 cifre che gli consentirà successivamente di accedere alla piattaforma.

Il notificante riceverà un riscontro entro 3 mesi dopo un periodo di 7 giorni dall'invio della notifica tramite la piattaforma digitale, prorogabile fino a un massimo di 6 mesi in caso di attività investigative complesse. Il funzionario incaricato della notifica informa il notificante dell'esito finale.

C) Notifica tramite incontro personale

Se lo desidera, il segnalante può organizzare un incontro personale con il gestore della segnalazione, il cui contenuto sarà interamente trascritto e inserito nella piattaforma. Per organizzare tale incontro, è possibile contattare il seguente numero di telefono: +39 0471 324932

Se viene fornito un numero di e-mail o di cellulare, il segnalante riceve un codice a 16 cifre per il successivo accesso alla piattaforma. Il gestore della segnalazione controlla scrupolosamente le segnalazioni e fornisce un riscontro tramite la piattaforma entro 3 mesi a partire da 7 giorni dalla segnalazione (prorogabile fino a un massimo di 6 mesi in caso di elevata complessità). Il gestore della segnalazione informa il segnalante del risultato finale.

4.2. Canali esterni

In determinate circostanze, i whistleblowers possono anche utilizzare un canale esterno per effettuare le segnalazioni. Deve essere soddisfatta una delle seguenti condizioni:

I canali interni prescritti non sono attivi o non è garantita la gestione riservata dell'identità del whistleblower;
L'informatore ha già fatto una segnalazione attraverso i canali interni dell'azienda, che non è stata trattata correttamente;
Il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che una segnalazione attraverso i canali interni non avrebbe un seguito adeguato e che vi sarebbe il rischio di ritorsioni;
Il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che il reato possa rappresentare una minaccia immediata o evidente per l'interesse pubblico (ad es. sicurezza pubblica, salute pubblica, tutela dell'ambiente).

In questi casi, la relativa segnalazione può essere effettuata sul sito istituzionale dell'ANAC alla voce "Whistleblowing": www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Se si utilizza il canale esterno per una segnalazione, questa sarà esaminata dall'ANAC, che fornirà al whistleblower anche un riscontro sull'esame iniziale e sull'esito finale dell'indagine (cfr. Sezione III del D.Lgs. n. 24/2023).

4.3. Divulgazione

Il whistleblower che pubblica informazioni su irregolarità e violazioni della legge è protetto da sanzioni e conseguenze legali dalle disposizioni della GvDD.lgs. 24/2023 se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

il soggetto segnalante ha precedentemente presentato un rapporto interno ed esterno o ha presentato direttamente un rapporto esterno senza ricevere il previsto riscontro sulle misure previste o adottate per dare seguito ai rapporti;
il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che il reato possa rappresentare un pericolo immediato o evidente per l'interesse pubblico;
il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione esterna sia a rischio di ritorsione o non possa essere efficacemente perseguita a causa di circostanze particolari. Si pensi, ad esempio, alla possibilità di occultamento o distruzione delle prove o al fondato timore che il destinatario della segnalazione collabori o sia coinvolto nell'autore del reato.

4.4 Denuncia

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede anche la possibilità per i whistleblower di rivolgersi alle autorità giudiziarie e contabili nazionali competenti per presentare un reclamo formale in merito a comportamenti illeciti di cui sia venuto a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro.

Anche in questo caso, si applicano le stesse regole sulla riservatezza delle informazioni sull'identità del whistleblower e sul contenuto delle segnalazioni, che devono essere rispettate dalle autorità competenti.

4.5. Verifica della segnalazione

Il gestore della segnalazione è gestore della gestione e della verifica dell'accuratezza dei fatti presentati nel rapporto. Il gestore della segnalazione rispetta i principi di imparzialità e riservatezza. Il gestore adotta tutte le misure ritenute opportune per garantire che i fatti segnalati siano esaminati attentamente. Ciò include un colloquio personale con l'autore della segnalazione e con qualsiasi altra persona che possa fornire informazioni rilevanti sugli incidenti segnalati. Questo approccio globale garantisce che il processo di revisione sia trasparente, equo e completo.

Se i controlli del gestore della segnalazione mostrano che la segnalazione presentata è giustificata, possono essere adottate le seguenti misure:

l'esito dell'indagine da parte del gestore delle segnalazioni sarà comunicato al dirigente responsabile dell'azienda in modo che possano essere prese le misure del caso;
il dipartimento o il team interessato è invitato ad adottare misure aggiuntive per proteggere adeguatamente l'azienda e prevenire le irregolarità o le illegalità segnalate;
è possibile presentare una denuncia all'autorità giudiziaria competente per conformarsi al quadro giuridico e, se necessario, avviare un procedimento penale.

5. Protezione e responsabilità del segnalante

Ai soggetti di cui al punto 1 si applicano le disposizioni di tutela per i whistleblowers di cui all'art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023. Essi devono essere convinti della veridicità della segnalazione al momento della stessa ed effettuare la segnalazione secondo le modalità descritte nel presente documento e previste dal D.Lgs. 24/2023.

L'identità del segnalante e tutte le informazioni che possono portare direttamente o indirettamente a tale identità non possono essere divulgate senza l'esplicito consenso del segnalante. Tale riservatezza si estende anche alle persone coinvolte citate dal segnalante, nonché a eventuali intermediari o altre persone citate nella segnalazione.

Se, al momento della comunicazione o della diffusione, vi sono motivi legittimi per ritenere che la comunicazione o la diffusione delle informazioni in questione sia necessaria per l'accertamento del reato, il segnalante, ai sensi dell'articolo 3 del D.Lgs. n. 24/2023, è esente da pena anche nei seguenti casi:

se vengono divulgate o diffuse informazioni su violazioni che rientrano nell'obbligo di riservatezza o che riguardano la tutela dei diritti d'autore o la protezione dei dati personali;
se vengono divulgate o diffuse informazioni su reati che danneggiano la reputazione della persona interessata o segnalata.

Nei casi suddetti, è esclusa qualsiasi responsabilità civile o amministrativa.

Ciò non si applica a comportamenti, azioni o omissioni che non siano correlati a segnalazioni, notifiche alle autorità, pubblicazione della violazione o che non siano assolutamente necessari per scoprire la violazione.

6. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali in relazione alle segnalazioni viene effettuato da Brandnamic in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi e delle normative europee e nazionali in materia di protezione dei dati personali. Le segnalazioni ricevute, le informazioni e le comunicazioni tra il segnalante e il gestore della segnalazione sono documentate e conservate in conformità alle norme vigenti in materia di protezione dei dati e alle garanzie legali per la riservatezza di tali informazioni. Le segnalazioni ricevute contengono dati personali e possono essere elaborate e conservate solo per il tempo necessario alla loro elaborazione. Questo periodo comprende l'analisi, le ulteriori indagini, la comunicazione dei risultati e la possibilità di eventuali commenti aggiuntivi.

In nessun caso i rapporti saranno conservati per più di 5 anni dopo che il segnalante è stato informato dei risultati dei test effettuati. Per quanto riguarda l'accesso ai dati personali, questi sono noti solo al segnalante e, se definito in uno specifico atto organizzativo, ai dipendenti coinvolti nell'elaborazione del rapporto. Nell'ambito dell'esame della segnalazione, il gestore della segnalazione può condividere informazioni anonime relative ad attività e fatti specifici per dare seguito e verificare la segnalazione presentata.

Inoltre, i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR 2016/679 potranno essere esercitati nei limiti di cui all'art. 2 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196.

(dd. 28/11/2023)